Meðferð gagna

Kvennaskólinn fer með gögn í sinni vörslu sem hafa að geyma persónulegar upplýsingar um nemendur í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, laga um Þjóðskjalasafn Íslands og ákvæði upplýsingalaga eftir því sem við á.

Starfsfólk Kvennaskólans er bundið trúnaði og óheimilt er að veita persónulegar upplýsingar um lögráða nemanda án samþykkis hans eða forsjárforeldra / forráðamanna ef um er að ræða nemanda yngri en 18 ára. Kvennaskólinn varðveitir upplýsingar um nám nemenda og veitir þeim aðgang að þeim upplýsingum. Einnig veitir skólinn forráðamönnum barna yngri en 18 ára, aðgang að upplýsingakerfi sínu (Innu) þar sem meðal annars eru birtar einkunnir og skólasókn barna þeirra. Um rétt forsjárlauss foreldris til aðgangs að upplýsingum um barn sitt upp að 18 ára aldri fer samkvæmt ákvæðum barnalaga nr. 76/2003.

Þegar nemandi hefur náð lögræðisaldri er einungis heimilt að veita honum sjálfum, eða þeim sem nemandinn veitir skriflegt umboð, upplýsingar um mál er varða hann persónulega. Skólanum er þó heimilt að veita öðrum skólum upplýsingar um einstaka nemendur vegna flutnings þeirra milli skóla eða vegna þess að þeir stunda nám við fleiri en einn skóla eða fræðslustofnun. Einnig er heimilt að veita fræðsluyfirvöldum slíkar upplýsingar í skýrt afmörkuðum tilgangi. Sé um viðkvæmar persónuupplýsingar að ræða skulu þær þó ekki afhentar nema með upplýstu samþykki forsjárforeldra eða lögráða nemanda. Persónuupplýsingar skulu afhentar á öruggan hátt þannig að fyllsta trúnaðar sé gætt.

Skólanum er skylt að varðveita allar úrlausnir lokaprófa í eitt ár hvort sem þær eru skriflegar eða rafrænar. Innan þess tíma á próftaki rétt á að fá að sjá úrlausn og fá af henni afrit. Að þeim tíma liðnum ber skólameistari ábyrgð á að eyða öllum prófúrlausnum. Símatsgögn falla undir þetta ákvæði eins og kostur er og framkvæmanlegt getur talist. Allar umsagnir kennara og einkunnir sem gefnar eru fyrir einstök verkefni, smærri próf, heimapróf, ritgerðir og skýrslur þarf að geyma í ár.